PRODUKTIF AREA

Setelah Microsoft Word diaktifkan maka tampak di layar monitor tampilan Microsoft Word.Pada lembar kosong tersebut Anda dapat menulis surat, undangan, naskah, atau artikel lainnya.

1. Menyimpan Dokumen

Menyimpan dokumen adalah merekam semua naskah yang telah diketik ke dalam disket, flash disk, atau hardisk.

Untuk menyimpan dokumen, lakukan langkah-langkah berikut.

a. Klik menu File.

b. Klik Save atau Ctrl + S.

c. Kemudian, layar monitor akan menampilkan kotak dialog Save As dan berikan nama file tersebut.

d. Klik Save atau tekan Enter.

2. Menyimpan dan Memberi Dokumen Nama Baru

Setelah Anda dapat menyimpan dokumen maka terlihat pada sudut kiri atas ditampilkan nama file yang Anda ketik dan tampilan jendela Microsoft masih dapat ditambah atau ditulisi lagi.

a. Klik menu File atau Alt + F kemudian Save As.

b. Kemudian arahkan penyimpanan ke drive penyimpanan, misalnya disket atau flash disk.

c. Tulislah nama pengganti atau nama baru.

d. Kemudian tekan Save.

e. Tutuplah jendela Microsoft Word dengan klik menu: File dilanjutkan Close.

3. Membuka Dokumen

File yang telah dibuat sebelumnya dapat dibuka kembali untuk dilakukan perbaikan (edit), hanya untuk dilihat, atau hendak dicetak ke kertas. Untuk itu lakukan langkah-langkah berikut ini:

a. Klik menu File selanjutnya klik pada pilihan Open.

b. Selanjutnya akan ditampilkan dialog Open file dan pilihlah file yang akan dibuka lalu klik tombol Open.

c. Pilih salah saw file yang akan dibuka, klik Open.

4. Mengatur Ukuran Kertas

Mengatur tata letak (layout) halaman dapat dilakukan sebelum mulai mengetik naskah maupun setelah naskah yang dimaksud sudah ada. Hal-hal yang dapat diatur meliputi ukuran kertas, orientasi kertas, batas (margin) halaman, serta ukuran header dan footer.

Langkah-langkah untuk mengatur layout halaman adalah:

a. Klik menu File, kemudian klik pada pilihan Page Setup.

b. Selanjutnya, akan ditampilkan kotak dialog Page Setup seperti berikut.

Kotak dialog Page Setup terdiri atas beberapa pilihan, antara lain:

a. Margins, digunakan untuk menentukan batas halaman

Top : batas atas (jarak antara ujung atas kertas dengan baris pertama naskah yang tercetak)

Bottom : batas bawah (jarak antara ujung bawah kertas dengan baris terakhir naskah yang tercetak)

Left : batas kiri (jarak antara tepi kiri kertas dengan huruf pertama dari teks paling kid yang tercetak).

Right : batas kanan (jarak antara tepi kanan kertas dengan huruf terakhir dad teks paling kanan yang tercetak).

Gutter : batas halaman (jarak ujung kertas dengan teks halaman tempat pengetikan)

Gutter position : pilihan batas halaman yang di i nginkan (umumnya tercetak di alas atau kid)

b. Orientation adalah pengaturan layout kertas

Portrait : naskah dicetak dem:Ian layout kertas tegak

Landscape : naskah dicetak dengan layout kertas mendatar

c. Pages, digunakan u terdiri atas

Normal : ukuran halaman penuh sesuai ukuran margin.

Mirror Margins : menentukan ukuran dun halaman yang saling berhadapan sesuai dengan ukuran margin dalam dan luar (inside dan outside) yang telah ditentukan.

2 pages per sheet : membagi halaman menjadi dua bagian yang sama besar.

Book fold : membuat halaman buku (I ihat perbedaannya pada menu Preview.

Apply to : untuk memberlakukan format tersebut ke seluruh dokumen (whole document) atau hanya untuk halaman aktif saja (this point forward).

5. Mengatur Huruf

Penampilan huruf-huruf dapat diatur menjadi scsuatu yang menarik dengan memberikan format. Untuk membuat pengaturan huruf (lapin di lakukan langkah berikut.

a. Pilih huruf/teks yang akan diberi format font.

b. Klik menu Format, klik menu Font akan tampil kotak dialog Font.

c. Lakukan format pada kotak dialog tersebut, lihat perubahannya pada kotak Preview.

d. Klik tombol OK untuk mengakhiri pengaturan format.

Selain menggunakan kotak dialog font, Anda juga bisa mengukur huruf dengan ikon yang ada ditoolbar. Caranya

a. blok huruf/teks yang akan diatur/format;

b. klik ikon pengaturan yang diinginkan pada toolbar.

6. Mengatur Paragraf

Teks akan dianggap saw paragraf jika diakhiri dengan menekan tombol Enter. Pengaturan paragraf meliputi

Indentation : indentasi paragraf

Left : batas kiri paragraf menjorok ke dalam

Right : batas kanan paragraf lebih masuk ke dalam

First Line : baris pertama sebuah paragraf menjorok ke dalam

Hanging : baris kedua dan seterusnya menjorok ke dalam

Spacing : batas antarparagraf

Line spacing : spasi : jarak antarbaris dalam sebuah paragraf (single atau I spasi, double atau 1,5 spasi).

Before : jarak antara baris pertama paragraf dengan baris terakhir dari paragraf sebelumnya.

After : jarak antara baris tcrakhir paragraf dengan baris pertama dari paragraf berikutnyaldi bawahnya.

Alignment : perataan paragraf

 Left : paragraf diatur rata kiri

 Right : paragraf diatur rata kanan

 Center : paragraf diatur rata di tengah (sentris)

 Justified : paragraf diatur rata kiri dan kanan

Langkah-langkah memformat paragraf.

a. Letakkan kursor pada paragraf yang akan diformat.

b. Apabila paragraf yang akan diformat terdiri dari beberapa paragraf maka harus dilakukan blok pada paragraf-paragraf yang dimaksud.

c. Klik menu Format, lalu klik Paragraf. Selanjutnya, akan ditampilkan dialog paragraf.

d. Aturlah format yang diinginkan atau sesuai kebutuhan.

e. Klik tombol OK apabila sudah selesai.

7. Mengatur TabuIasi dengan Ruler Line

Pemberian tanda tabulasi yang memungkinkan teks mempunyai jarak yanp, sama pada beberapa baris adalah merupakan fasilitas lain yang disediakan oleh Microsoft Word. Tanda tabulasi ditempatkan pada ruler horizontal (garis atas). Jenis-jenis tabulasi antara lain:

a. Left Tab : teks yang ditulis diatur rata kiri pada posisi tanda tab.

b. Right Tab : teks yang ditulis diatur rata kanan pada posisi tanda tab.

c. Center Tab : teks yang ditulis diatur sentris pada posisi tanda tab.

Cara membuat tanda tab adalah dengan meng-klik mouse di garis atas pada posisi yang akan diberikan tanda tab. Adapun untuk memilih jenis tanda tab klik tanda yang terletak pada ujung kiri garis.

Untuk membuat dokumen seperti di bawah ini, diperlukan tanda tabulasi:

Langkah-langkah untuk membuat tab pada naskah tersebut adalah sebagai berikut.

a. Tempatkan kursor pada baris di lembar kerja di mana naskah tersebut akan dibuat.

b. Pilihlah jenis tab yang akan dibuat.

c. Arahkah mouse pada garis atas: apabila sudah berada pada posisi yang benar, lakukansingle klik hingga muncul tanda tab.

d. Ulangi langkah tersera untuk membuat tanda tab lainnya.

e. Apabila scmua tanda tab yang dibutuhkan sudah dibuat maka tulislah teks yang dimaksud.Untuk berpindah antartabulasi, gunakan tombol Tab.

8. Itilengatur Bullet dan Numbering

Bullet adalah karakter khusus yang umumnya disisipkan di awal setiap paragraf untuk merinci sejumlah daftar item dan sebagainya. Bullet pada umumnya berbentuk titik bulat atau persegi. Sementara itu. Numbering adalah pcnomoran secara otomatis dan berurutan yang dilakukan sejak. di awal setiap paragraf atau daftar item Baru.

Cara memberikan Bullet dan Numbering sebagai berikut. Tempatkan kursor pada posisi yang akan diberikan bullet atau nomor.

Untuk itu menampilkan bullet atau nomor, pilih cara berikut.

Cara 1 : Pilih menu Format. Klik pada menu Bullets and Numbering.

Cara 2 : Klik pada format Bullets atau Numbering.

Untuk cara 1, Selanjutnya, akan ditayangkan kotak dialog Bullets and Numbering.

9. Memberi Header dan Footer

Header merupakan teks yang selalu diulang pada bagian atas tiap halaman, sedangkanfooter adalah teks yang selalu diulang pada bagian bawah tiap halaman. Ini berguna untuk memberikan penomoran halaman atau tulisan lainnya. Untuk menampilkan header atau footer langkahnya sebagai berikut.

a. Klik menu View, lalu klik pada menu Header and Footer.

b. Selanjutnya akan ditampilkan area untuk menuliskan Header and Footer.

c. Ketiklah teks yang diinginkan sebagai header atau footer.

10. Menyisipkan Simbol

Beberapa karakter khusus yang tidak terdapat pada keyboard seperti α dan dapat disisipkan dengan cara berikut.

a. Klik menu Insert, lalu klik pada menu Symbol sehingga muncul kotak dialog Symbol.

b. Pada dialog symbol, pilih karakter yang ingin disisipkan.

c. Apabila karakter yang dimaksud tidak tampak pada layar, Anda dapat memilih font lainnya yang mengandung karakter yang dimaksud.

d. Klik tombol Insert, kemudian klik tombol Close.

11. Mengatur Kolom

Bila semua halaman diformat dengan kolom yang sama, lakukan langkah berikut.

a. Klik menu Format, kemudian klik menu Column.

b. Pilih bentuk kolom yang diinginkan.

c. Klik tombol OK.

Jika tidak semua halaman diformat dengan kolom yang sama, lakukan langkah-langkah berikut.

a. Blok paragraf yang akan dibuat kolom.

b. Lalu klik menu Format dan klik Menu Column.

c. Pilih bentuk kolom yang diinginkan.

d. Klik tombol OK.

Pada menu Apply to: pilih Selected text untuk bentuk kolom hanya pada teks yang dipilih.

12. Mencetak Dokumen

Setelah mengetik sebuah dokumcn dan menyimpannya, Anda mungkin perlu mencetaknya untuk dikumpulkan atau dikirim kepada orang lain. Alat yang digunakan adalah printer.

Sebelum menggunakan printer perhatikan hal-hal berikut.

a. Sudahkah printer terhubung dengan listrik, kabel di CPU komputer?

b. Sudahkah kertas terpasang di printer?

Apabila semua sudah siap, lakukan langkah-langkah sebagai berikut.

a. Klik menu File.

b. Arahkan kursor ke Print kcmudian klik.

c. Pada layar monitor muncul kotak dialog Print.

d. Pada menu Printer, Name pilih nama (alamat) printeryang sesuai.

e. Pada menu Page range, tentukan pilihannya

All : mencetak keseluruhan dokumen

Current page : mencetak halaman aktif

Pages : mencetak halaman tertentu

Pilihlah dengan mengarahkan kursor ke tanda

f. Pada menu Number of copies, tentukan berapa kali akan dicetak.

g. Kemudian, klik tanda OK untuk mulai melaksanakanpencetakan.

C. Membuat dan Mengelola Tabel

Tabel tersusun dari bails dan kolom (pertemuan antara kolom dan basis discbut sel) yang dapat diisi dengan teks dan gambar. Tabel selalu digunakan untuk menyusun dan menampilkan informasi, tetapi label dapat mempunyai bermacam-macam penggunaan lain. Tabel dapat digunakan untuk meratakan angka dalam kolom, kemudian mengurut serta melakukan perhitungean pada tabel. Tabel juga dapat digunakan untuk membuat layout halaman yang inenarik dan menyusun teks serta gambar.

1. Membuat Tabel Menggunakan Menu Table

Anda tentu sering menemukan suatu data yang disajikan dalam bentuk tabel. Bagaimana.cara membuat tabel? "label dibuat melalui menu Table atau tombol Insert Table pada tool bar standar M. iika ingin membuat tabel menggunakan menu Table, lakukan langkah-langkah berikut.

a. Bukalah file dokumen teks, kemudian letakkan kursor di n.lana tabel akan dibuat.

b. Kliklah menu Table kemudian tunjuk perintah Insert dan klik subperintah Table. Pada layar monitor tampak kotak dialog Insert Table.

c. Untuk ukuran label, pada kotak Number of columns tentukan jumlah kolom tabel dan pada kotak Number of rows tentukan jumlah baris tabel dengan mengklik penambah atau pengurangan pada kotak.

d. Jika Anda menginginkan bentuk (style) grafik, klik Auto Format.

2. Membuat Tabel Menggunakan Ikon Insert Table

Selain dengan mcwggunakan menu, dapat juga membuat tabel dengan menggunakan ikon Insert Table pada toolbar standar. Untuk lcbih jelasnya lakukan langkah-langkah berikut.

1. Klik ikon [Insert Table] pada toolbar standar. Pada layar monitor terlihat kotak komrol ukuran tithel yang akan dibuat.

2. Klik sel baris dan kolom pertama pada kotak, kemudian seretlah ke bawah delapan baris dan ke kanan empat baris sesuai dengan ukuran tabel yang akan dibuat.

3. Setelah selesai, lepaskan penekanan tombol mouse.

3. Bagian-Bagian Tabel

Suatu tabel tersusun dart kolom dan baris. Perpotongan antara suatu baris dan kolom disebut set. Dalam memformat tabel, harus diketahui terlebih dahulu bagian-bagian tabel.

a. Memilih Bagian Tabel

Mungkin tabel yang telah dibuat belum sesuai dengan keperluan, sehingga tabel harus diformat dan disunting. Sebelum melakukan pemformatan dan penyuntingan tabel, harus diketahui cara memilih bagian-bagian tabel. Hal itu disebabkan hasil perintah pemformatan dan penyuntingan tabel bergantung pada bagian-bagian tabel yang dipilih.

Bagian-bagian tabel dapat dipilih dengan menggunakan perintah pada menu Table. Untuk itu, klik salah satu sel tabel yang akan dipilih bagian-bagiannya sehingga kursor ada pada sel tersebut.

1) Jika ingin memilih sel tabel tersebut, klik menu Table

 Select

 Cell. Hal ini ditunjukkan dengan latar belakang gelap pada sel tabel tersebut.

2) Jika ingin memilih baris pada tabel, klik menu Table

 Select

 Row. Hasilnya, baris di mana kursor berada akan dipilih.

3) Jika ingin memilih kolom pada tabel, klik menu Table

 Select

 Column. Hasilnya, kolom di mana kursor berada akan dipilih.

4) Jika ingin memilih tabel, klik menu Table

 Select

 table. maka tabel di mana kursor berada akan dipilih.

b. Memilih Bagian Tabel dengan Mouse

Selain dengan perintah pada menu Table. basis atau kolom tabel dapat dipilih denganmouse.

1) Untuk memiiih basis letakkan petunjuk mouse di samping batas kiri tabel pada basis yang akan dipilih. Hasilnya, bentuk penunjuk mouse berubah menjadi panah ke kanan. Kemudian, klik pada posisi tersebut, maka basis tabel tersebut dipilih.

2) Untuk memilih kolom letakkan penunjuk mouse di atas batas atas tabel pada kolom yang akan dipilih. Hasilnya, bentuk penunjuk mouse berubah menjadi panah ke bawah. Kemudian, klik posisi tersebut maka kolom tabel tersebut dipilih.

c. Menyisipkan Sel

Sel dapat disisipkan ke dalam tabel yang telah dibuat dengan cara sebagai berikut.

1) Klik sel di many akan disisipi scl barn.

2) Kemudian, klik menu Table untuk membuka menu ini.

3) Pilih submenu Insert dan klik subperintah Cells maka pada layar monitor terlihat kotak dialog Insert Cells.

4) Pada kotak dialog di atas terlihat empat tombol pilihan.

Shift Cells Right : berguna untuk menyisipkan sel dan menggeser sel pada posisi tersebut ke kanan.

Shift Cells Down : berguna untuk menyisipkan sel clan menggeser sel pada posisi tersebut ke bawah.

Insert Entire Row : berguna untuk menyisipkan basis baru dan menggeser bark pada posisi tersebut ke bawah.

Insert Entire : berguna untuk menyisipkan kolom baru dan

Column : menggeser kolom pada posisi tersebut ke kanan.

5) J ika ingin menyisipkan sel dan menggeser sel pada posisi tersebut ke bawah, klik tombol pilihan Shift Cells Down.

6) Kemudian, klik. tombol OK maka sel disisipkan pada posisi tersebut dan sel pada posisi tersebut digeser ke bawah.

d. Menghapus Sel

Sel yang tidak digunakan dapat dihapus. Untuk menghapus sel, lakukan langkah-langkah berikut.

1) Pilih set yang akan dihapus. kemudian klik menu Table.

2) Pilih submenu Delete dan kiik suhperintah Cells. Hasilnya, pada Iayar monitor terlihat kotak dialog Delete Cells.

3) Pada kotak dialog terlihat empat tombol pilihan:

Shift Cells Left : berguna untuk menghapus sel clan menggeser sel di sebelah kanannya ke kin.

Shift Cells Up : berguna untuk menghapus sel dan menggeser sel di bawahnya ke atas.

Delete Entire Row : berguna untuk menghapus baris dan menggeser baris di bawahnya ke atas.

Delete Entire Columns : berguna untuk menghapus kolom dan menggeser kolom di sebelah kanannya ke kiri.

4) Jika ingin menghapus sel dan menggeser sel di sebelah kanannya ke kiri, klik tombol pilihan Shift Cells Left.

5) Kemudian, klik tombol OK.

e. Menyisipkan Baris

Jika diperlukan, dapat disisipkan baris ke dalam tabel yang telah dibuat. Untuk menyisipkan baris, lakukan langkah-langkah berikut.

1) Klik salah satu sel di baris mana akan disisipkan baris baru atau pilih baris di mana akan disisipkan baris tersebut.

2) Kemudian, klik menu Table untuk membuka menu int.

3) Pilih Insert

 Rows Above untuk menyisipkan baris di atas baris yang dipilih atau klik Insert

 Rows Below untuk menyisipkan baris di bawah baris yang dipilih.

f. Menghapus Baris

Baris yang tidak digunakan dapat dihapus. Untuk menghapus bans, lakukan langkah-langkah berikut.

1) Klik salah satu sel pada bans yang akan dihapus atau pilih bads tersebut. kemudian klik menu Table.

2) Pilih Delete

 Row 'mkt; bans tersebut akan dihapus.

Dengan cara lain, blok baris yang akan dihapus. Kemudian, klik kanan maka akan muncul kotak dialog.

Pilih Cut atau Delete Rows sehingga baris itu akan terhapus.

g. Menyisipkan Kolom

Jika diperlukan, kolom dapat disisipkan ke dalam tabel yang telah dibuat. Langkah-langkahnya sebagai berikut.

1) Klik salah satu sel yang akan disisipi kolom baru atau pilih kolom di mana akan disisipkan kolom baru.

2) Pilih menu Table

 Insert

 Column to the Right maka kolom baru disisipkan pada posisi tersebut.

Bagaimana jika Anda ingin menghapus kolom? Untuk menghapus kolom, lakukan langkah-langkah berikut.

1) Klik salah satu sel kolom yang akan dihapus atau pilihlah kolom yang dimaksud tersebut, kemudian klik menu Table.

2) Klik menu Table

 Delete

 Column maka kolom tersebut dihapus.

Dengan cara lain, blok kolom yang akan Anda hapus. Kemudian, klik kanan inaka akan muncul tampilan berikut.

Pilih Cut atau Delete Columns maka kolom yang diblok akan terhapus.

h. Menggabung Set

Beberapa sel dapat digabung menjadi satu set. Untuk its pi hh atau biok sel-sel yang akan digabung menjadi saw sel, kemudian klik menu Table

 Merge Cells maka sel-sel tersebut digabung men jadi satu sel.

Agar isi sel berada di tengah (centre), dalam hal ini kata "Cinta", blok kata "Cinta" diikuti klik kanan sehingga akan muncul tampilan berikut.

Pilih Cell Alignment

 pilih [kolom yang paling tengah] Dengan demikian, tampilan isi set basil penggabungan akan berada di tengah.

i. Memecah Sel

Suatu sel dapat dipccah menjadi beberapa baris atau bebcrapa kolom sesuai dengan keperluan. Untuk mencetak sel, lakukan langkah-langkah berikut.

1) Klik sel yang akan dipecah untuk memilihnya.

2) Klik menu Table Split Cells.

3) Pada kotak Number of columns tentukan jumlah kolom Sel yang akan dipecah dan pada kotak Number of rows tentukan jumlah baris sel yang akan dipecah, dengan mengklik tombol penambah atau pengu rang pada kotak.

4) Setelah selesai klik tombol OK.

j. Mengubah Lebar Kolom

Lebar kolom tabel dapat disesuaikan dengan panjang data yang dimasukkan dengan cara sebagai bcrikut.

1) Tunjuk batas kanan kolom tersebut sehingga penunjuk mouse berubah menjadi panah ganda ke kiri dan kanan.

2) Gerakkan ke kiri untuk memperkecil lebar kolom dan ke kanan untuk memperbesar lebar kolom.

3) Setelah Anda mendapat lebar kolom yang diinginkan, lepaskan tombol mouse.

k. Mengubah Tinggi Bark

Jika tinggi baris belum sesuai dengan tinggi teks data yang akan dimasukkan maka dapat diubah dengan cara sebagai berikut.

1) Tunjuk batas bawah baris tersebut, sehingga penunjuk mouse berubah menjadi panah ganda ke atas dan ke bawah

2) Kemudian seretlah ke atas untuk memperkecil tinggi dan ke bawah untuk memperbesar tinggi baris.

3) Setelah mendapat tinggi baris yang diinginkan, lepaskan tombol mouse.

l. Mengubah Lebar atau Tinggi Tabel

Mungkin lebar atau tinggi tabel belum sesuai dengan keperluan, sehingga lebar atau tinggi tabel harus diubah. Untuk itu, lakukan langkah-langkah berikut.

1) Tunjuk tabel yang akan diubah lebar atau tingginya, sehingga pada sudut kanan bawah tabel terlihat pegangan untuk mengubah ukuran tabel.

2) Kemudian, seretlah (di-drog) pegangan tersebut ke kiri untuk memperkecil lebar tabel atau seretlah ke kanan untuk memperbesar lebar tabel. Di sini, lebar kolom-kolom disesuaikan dengan lebar tabel. Serctlah ke atas untuk memperkecil tinggi label atau seretlah ke bawah untuk meningkatkan tinggi tabel. Di sini, tinggi baris-baris disesuaikan dengan tinggi tabel.

3) Setelah mendapat lebar atau tingsti yang diinginkan, lepaskan tombol mouse.

m. Menghilangkan atau Memberi Border Sel

Secara default sel-sel tabel yang dibuat diberi border. Anda dapat menghilangkan atau memberi border pada sel dengan cara berikut.

1) Pilih sel-sel yang akan dihilangkan atau fiber border (semua sel tabel).

2) Kemudian klik tombol panah ke bawah kotak Outside Border pada toolbar formattinguntuk menampilkan daftar tombol border.

3) Pada daftar pilihan tombol border, klik tombol tidak ada border (No Border) maka sel-sel label tidak diberi border.

4) Untuk memberi border pada sel, gunakan tombol-tombol border yang lain.

n. Memasukkan Data ke Daiam Tabel

Dalam memasukkan teks atau gambar ke dalam set, harus diketahui tombol atau kombinasi tombol yang digunakan untuk memindahkan kursor di antara sel-sel tabel.

Tab : Memindahkan kursor ke sel di sebelah kanannya.

Shift+Tab : Memindahkan kursor ke sel di sebelah kirinya.

Panah ke kanan : Maju satu karakter pada data.

Panah ke kiri : Mundur satu karakter pada data.

Panah ke atas : Memindahkan kursor ke baris di atasnya.

Panah ke bawah : Memindahkan kursor ke baris di bawahnya.

Alt+Home : Memindahkan kursor ke sel pertaina pada baris.

Alt+End : Memindahkan kursor ke set terakhir pada baris.

Alt+Page Up : Memindahkan kursor ke sel pertama pada kolom.

Alt+Page Down : Memindahkan kursor ke sel terakhir pada kolom.