SISTEM OPERASI KOMPUTER(4)Fasilitas Cetak Gabung (Mail Merge)

Fasilitas Cetak Gabung (Mail Merge)

            Dalam hal pengiriman surat dengan isi yang sama seperti surat undangan, surat penawaran, dan lain-lain kepada beberapa orang, diperlukan cara cepat untuk mengerjakannya. Jika surat dibuat saw per satu, tentu ini akan merepotkan. Dalam. Word tcrdapat fasilitas cetak gabung (mail merge)untuk membuat beberapa surat dengan cepat.

Langkah-langkah untuk menggunakan fasilitas mail merge adalah sebagai berikut.

Untuk menggunakan fasilitas cetak gabung, terlebih dahulu hams dibuat dua file, yaitu dokumen utama (main document) dan sumber data (data source). Dokumen utama berisi teks surat dan field-field, sedangkan sumber data berisi data-data yang akan digabungkan ke surat (misalnya nama dan alamat yang dituju). Hal yang harus Anda lakukan adalah sebagai berikut.

1.      Membuat Dokumen Utama

Misalnya, anda akan mengirim surat berikut kepada teman-teman (missal 5 orang).

 

Solo, 27 Mei 2007

Kepada << >>

Di << >>

            Hai, teman-temanku, besok adalah hari libur. Aku dan keluarga akan mengadakan liburan ke Gedung Lawu. Aku mengajak kamu untuk bersama-sama kami. Kami tunggu dirumah agar bisa berangkat bersama-sama.

Salam,

Deni

2.      Membuat Somber Data

Setelah dokumen utama dibuat. kita akan membuat sumber data. Untuk itu, lakukan langkah-langkah berikut ini.

1.      Kliklah menu Tools  Letters and Mailings Merge maka pada layar monitor terlihat Task Pane langkah-langkah pembuatan Mail Merge. Pilih salah satu tipe, misal Letters kemudian klik Next.

2.      Tentukan jenis dokumen yang akan digunakan, pilih Use the current document karena dokumen aktif (sedang dibuka) yang akan digunakan. Kemuchan, klik Next.

3.      Tentukan siapa raja yang akan menerima surat. Nama-nama penerima dan alamatnya dapat mengambil dart file yang sudah ada atau membuat baru. Pilih Type e new list karena nama dan alamatnya baru akan diketikkan. Akan muneul kotak dialog berikut.

Field di atas adalah standar (baku) pada Microsoft Word 2003. Entry yang tidak digunakan dapat Anda hilangkan dengan cara klik Customize  Delete.

Jika Anda ingin mengganti title dengan nama, pilih Rename, kemudian ketik•kan nama padatitle untuk isian nama, demikian seterusnya (jika Anda ingin mengubahnya). Hal ini juga berlaku untuk field lain yang ingin Anda ganti.

Jika masih ada field standar yang masih tersisa dan tidak digunakan, hapus saja dengan mengklik Delete maka akan muncul kotak dialog penghapusan. Pilih saja Kemudian, OK.

4.     Selanjutnya, Word akan meminta Anda untuk menyimpan file data ini, tenni kan Drive dan Folder tempat penyimpanan, missal beri nama undangan3.doc.

5.      Setelah itu, Anda diminta mengisi field-field yang telah Anda sesiiaikan namanya, misal field yang ada tinggal Title dan Address Line 1. Kemudian, klik OK.

6.      Klik OK. Anda akan kembali ke file dokumen utama.

7.      Arahkan pointer ke tempat yang ingin disisipi field yang telah Anda buat. Kemudian klik Insert Merge Field, panggil file undangan3.doc. Begitu seterusnya sehingga akan muncul tampilan sebagai berikut.

8.      Klik tombol View Merged Data untuk inehhat hasil pengga­bungan dokumen utama dengan sumber data.

3.      Melakukan Cetak Gabung

Selanjutnya, siap dilakukan cetak gabung untuk menggabung dokumen utama dengan data-data dad sumber data pada hasil cetakan. Langkah-langkahnya adalah sebagai berikut.

a.       Klik tombol Merge to Printer.

b.      Klik OK untuk mencetak. Jika tidak ingin mencetak ke printer, Anda dapat mencetak ke dokumen barn dengan mengklik tombol Merge to New Document.