PERANGKAT LUNAK PENGOLAH DATA(1) -Menu dan ikon dalam Program Microsoft Word

       Dalam pembuatan dokumen surat-menyurat digunakan perangkat lunak Microsoft Word.Microsoft Word merupakan salah satu program aplikasi dari Microsoft Office yang berfungsi sebagai pengolah kata. Dengan menggunakan aplikasi ini dimungkinkan untuk membuat dokumen-­dokumen seperti laporan, karya tulis, surat menyurat, dan proposal dengan menggunakan format dan tampilan yang menarik. Selain itu, dimungkinkan pula untuk menyelipkan tabel, grafik, gambar, atau diagram pada dokumen yang sedang dibuat.

Menu dan ikon dalam Program Microsoft Word

Dalam subbab ini, akan diperkenalkan menu dan ikon yang ada dalam Microsoft Word untuk ini akan dibicarakan bagaimana mengaktifkan perangkat lunak, mengenalkan menu-menu standar, dan ikon-ikon Microsoft Word.

1.      Mengaktifkan Microsoft Word

Untuk mengaktifkan perangkat lunak Microsoft Word, lakukan cara berikut.

Klik menu Start  All Programs  Microsoft Office  Microsoft Word, kemudian klik.

Selanjutnya, komputer akan melakukan proses dan layar monitor akan menampilkan tampilan.

2.      Mengenal Menu-Menu Standar Microsoft Word

Pengertian menu dalam Microsoft Word adalah kumpulan dari beberapa perintah yang terdapat pada jendela Microsoft Word. Menu dapat dikelompokkan menjadi dua kelompok yaitu menupull-down dan menu toolbar. Menu pull-down di antaranya adalah File, Edit. View, Insert, Format, Tools, Table, Window, dan Help. Adapun menu toolbar adalah  sekumpulan perintah yang terletak di bawah, di antaranya adalah Toolbar Standar, Toolbar Formating, dan Toolbar.

a.       Menu File

Menu File berhubungan dengan operasi terhadap file dokumen. Menu File memiliki submenu sebagai berikut.

New Open Close Save Save as Save as Web Page Web Page review Page Setup Print Preview Print Send to Properties Exit

: : : : : : : : : :

membuat dokumen baru. membuka tile dari piranti/media penyimpan. menutup jenclela dokumen aktif. menyimpan dokumen yang masih aktif. menyimpan dokumen yang belum mempu­nyai nama atau mengganti nama file doku­men yang akan disimpan. menyimpan dokumen dalam bentuk hala­man Web. melihat contoh tampilan halaman web yang dihuat dan yang akan dicetak. mengatur halaman dokumen yang akan dicetak. melihat contoh hasil cetakan dokumen (margin, ukuran kertas dsb.)sebelum dicetak melalui printer. mencetak dokumen. mengirim dokumen. membuat ringkasan dari dokumen yang aktif. keluar dari Word dengan lebih dahulu menutup seluruh dokumen.

b.      Menu Edit

Menu Edit be.rhubungan dengan penyuntingan (editing) terhadap file dokumen. Menu Edit memiliki submenu sebagai berikut.

Undo                       :    membatalkan perintah yang terakhir di lakukan.

Repeat                     :    mengulangi perintah terakhir yang sebelum‑nya dibatalkan melalui perintah Undo.

Cut                          :    memotong sebagian atau seluruh data.

Copy                       :    menyalin data.

Paste                        :    menyisipkanimeletakkan basil Copy dan Cut.

Paste Special            :    fasilitas pendukung perintah Cut dan Copy dengan pilihan format khusus.

Paste as H3iperlink   :    fasilitas ini mendukung perintah Cut dan Copy terhadap hyperlink pada dokumen.

Clear                        :    membersihkan atau menghapus semua data yang ada di dokumen.

Select all                  :    memilih (memblok) seluruh isi dari dokumen.

Find                         :    meneari data pada dokumen.

Replace                    :    meng2antikan data pada dokumen dengan data baru.

Go To                      :    berpindah ke halaman tertentu dari dokumen, bagian-bagian dari dokumen atau footnote.

Links                        :    menampilkan atau mengubah setiap link yang ada di file dokumen.

Object                     :    mengedit objek yang berasal dari Insert yang berhubungan dengan Link (Object, ClipArt) dart, lain-lain.

c.       Menu View

Menu View berhubungan dengan tampilan dari file dokumen. Menu View memiliki submenu sebagai berikut.

Normal                    :    menampilkan dokumen dalam status normal.

Web Layout             :    menampilkan dokumen dalam layout Web.

Print Layout             :    menampilkan dokumen dalam layout cetak.

Outline                     :    menampilkan struktur dokumen.

Toolbars                  :    memunculkan toolbar Word.

Ruler                        :    memunculkan mistar dokumen.

Document Map        :    memunculkan bagian dan subbagian dari dokumen pada jendela tersendiri.

Header and Footer   :    membuat header dan footer sebagai efek cetakan.

Footnotes                 :    menampilkan catatan kaki dokumen.

Full Screen               :    menampilkan dokumen satu tayangan penuh.

Zoom                       :    mengubah ukuran penampilan dokumen word.

d.      Menu Insert

Menu yang berhubungan dengan penyisipan pada file dokumen. Dengan submenu sebagai berikut.

Break                       :    untuk membuat pemutusan halaman, kolom ataupun teks dari dokumen Word.

Page Numbers         :    menyisipkan nomor halaman.

Date and Time          :    menyisipkan tanggal dan waktu

Auto Text                 :    menyisipkan teks tertentu.

Field                        :    menyisipkan field.

Symbol                    :    menyisipkan symbol.

Comment                 :    memberikan komentar ke lembar kerja.

Footnote                  :    menyisipkan catatan kaki dokumen.

Caption                    :    menyisipkan judul tabel, grafik, atau persamaan dalam tabel.

Cross-Reference      :    menyisipkan referensi silang.

index and Table        :    menyisipkan indeks dokumen, daftar isi, dan daftar gambar.

Picture                     :    menyisipkan gambar dari fasilitas ClipArt, From File, AutoShapes, Organization Chart, WordArt, dan From Scanner or Camera.menyisipkan diagram.

Diagram                   :    menyisipkan diagram.

Text Box                  :    menyisipkan kotak yang dapat diisi teks.

File                          :    menyisipkan file dokumen.

Object                     :    menyisipkan objek.

Bookmark                :    menyisipkan petunjuk halaman buku (book­mark).

Hyperlink                 :    menyisipkan teks dan gambar hyperlink pada lembar kerja dan membuatshortcut dalam membuka lembar kerja yang tersim­pan di peranti penyimpan.

e.       Menu Format

Menu Table berhubungan dengan pembuatan tabel dalam dokumen. Menu Table memiliki submenu sebagai berikut.

Draw Table              :    membuat tabel dengan menggambar.

Insert                       :    menyisipkan tabel.

Delete                      :    menghapus tabel.

Select                       :    memilih tabel, kolom, baris, atau sel yang hendak diblok.

Merge Cells             :    menggabungkan sel-sel dalam tabel.

Split Cells                 :    memisahkan sel-sel dalam tabel.

Convert                    :    mengonversi table ke teks atau sebaliknya.

Sort                         :    teks atau sebaliknya. mengurutkan data dalam tabel.

Table Properties       :    menampilkan rangkuman dari tabel.

f.        Menu Windows

Menu Window berhubungan dengan pengaturan terhadap jendela kerja dari dokumen. Menu Window memiliki submenu sebagai berikut:

New Window          :    memperlihatkan dokumen yang sedang diedit pada jendela bare (new window).

Arrangge All             :    mengatur jendela dari dokumen.

Split                         :    membagi dokumen menjadi beberapa bagian.

g.       Menu Help

Menu Help berhubungan dengan fasilitas bantuan dari Word. Menul Help memiliki submenu sebagai berikut.

Microsoft                                                  

Office Word Help    :    melihat keterangan dari topik terpilih secara langsung tanpa melalui fasilitas help.

Show the                     

Office Assistant        :    menampilkan fasilitas Office Assistant dengan nama logo berturutan seperti berikut: Clippit, The dot, Fl, The Genius, Office Logo, Mother Nature, Links dan Rocky.

Microsoft Office

Online                      :    koneksi Internet pada situs office di web.

Detect and Repair    :    Mendeteksi dan memperbaiki kesalahan pada Word.

About Microsoft

Office Word             :    melihat penjelasan tentang Word dan konfigurasi komputer yang digunakan.

3.      Mengenal Ikon-Ikon Microsoft Word

Di samping menu-menu di alas, pada jendela Microsoft Word. dijumpai ikon-ikon yang siap pakai. Jika Anda mengarahkan kursor pada ikon-ikon tersebut maka akan tampak fungsi-fungsi ikon itu. Agar lebih jelas, marilah Anda lihat fungsi beberapa ikon pada daftar berikut ini.

Huruf tebal               :    membuat tulisan menjadi tebal

Garis bawah             :    membuat tulisan digarisbawahi

Huruf miring             :    membuat tulisan miring

Penggunting              :    menghilangkan teks dari suatu bagian yang telah dipilih (diblok) pada dokumen yang sedang diedit Teks yang dihilangkan tersebut disimpan dalam Clipboard

Pengopi                    :    menggandakan/mengcopy teks yang telah dipilih (diblok) dan disimpan ke dalam Clip­board

Pengganda (paste)    :    memasukkan isi dari clipboard pada bagian yang telah ditentukan dan menggantikan bagian yang telah dipilih (di-blok) Perintah ini hanya dapat digunakan setelah melakukan perintah Copy

Text box                  :    digunakan untuk membuat kotak berisi teks

Menggambar            :    digunakan menampilkan dan menyembunyikan objek membuat garis, oval, persegi panjang dan lain-lain

WordArt                  :    digunakan untuk membuat tampilan variasi teks

ClipArt                     :    digunakan menyisipkan ClipArt

Tabel                       :    digunakan untuk membuat tabel

Grafik                      :    digunakan untuk mcinbuat gambar grafik

Penomoran               :    digunakan untuk menampilkan atau meng­pemberian nomor

Bullets                      :    digunakan untuk menampilkan atau tneng hilangkan pembcrian bullets

Bagi kolom               :    membagi jendela Microsoft Word menjadi beberapa kolom

4.      Menggunakan Menu dan Ikon pada Microsoft Word

a.       Menghapus Teks

Caranya dapat dilakukan dengan memblok kata itu, kemudian tekan spasi maka kata yang di blok tadi akan terhapus secara otomatis.

b.      Memotong, Menduplikasi, dan Menempelkan Tulisan

        Untuk memotong dan menempel tulisan, gunakan ikon [Penggunting] dan ikon [Pengopi]

        Untuk menduplikasi dan menempelkannya, gunakan ikon [Pengopi] dan ikon [Pengganda (Paste)]

c.       Membuat Tulisan Tebal

Untuk  membuat tulisan menjadi tebal dengan menggunakan ikon [Huruf Tebal]. Caranya Bloklah alenia yang akan ditebalkan hurufnya, kliklah ikon [Huruf Tebal] atau bisa juga Bloklah alenia yang akan dibuat ditebalkan hurufnya, tekan bersamaan tombol Ctrl & tombol huruf b.

d.      Membuat Tulisan Miring

Tulisan miring dalam bahasa Inggris disebut juga dengan italic, dan dalam bahasa komputer sering disingkat dengan lambang [Huruf Miring]. Caranya Bloklah alenia yang akan di buat miring hurufnya, kliklah ikon [Huruf Miring] atau bisa juga Bloklah alenia yan akan dibuat miring hurufnya, tekan bersamaan tombol Ctrl + i.

e.       Menggarisbawahi Tulisan

Cara membuat tulisan bergaris bawah hampir sama dengan cara membuat tulisan tebal dan miring. Hanya, pada tulisan bergaris bawah dipilih underline pada menu font style. Selain ikon[Huruf Garis bawah] pada kotak bar dapat juga dilakukan dengan Ctrl + U pada tombol keyboard.

f.        Mewarnai Tulisan

Mewarnai dasar lembar kerja, huruf, kata, dan kalimat dalam pada Microsoft Word.

1.      Mewarnai Lembar Kerja

Dasar tempat menulis dapat diwarnai dengan menggunakan menu. Sorotlah bagian tulisan yang akan diberi warna.

a.      Arahkan kursor ke menu Format, kemudian klik.

b.     Pilih Background, kemudian klik maka akan muncul kotak warna.

c.      Pilihlah salah satu warna dari pilihan-pilihan yang disediakan.

Pada bagian yang disorot akan tampil tulisan dengan warna bagian belakang sesuai dengan warna yang Anda pilih.

2.      Mewarnai Huruf

Pilih huruf yang akan diwarnai dengan menyorotnya. Arahkan kursor pada ikon A, kemudianklik Pada layar komputer akan muncul kotak dialog. Pilihlah warna yang Anda sukai. Kemudian klik maka huruf atau kata yang Anda pilih itu akan berwarna seperti warna pilihan Anda.